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日常のビジネスシーンで

1.「あ、ごめんなさい。今会議中なので終わり次第こちらから折り返しお電話いたしますね!」
2.(留守番電話)「また後ほど折り返しお電話致します。失礼致します。」
3. 「お手数ですが折り返しお電話をいただけますか?」

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電話がかかってきた場合

「折り返し電話」というのは、あくまでかけてきた方が使う言葉なのです。

つまり、上の文章であれば、正しくは「あ、ごめんなさい。今会議中なので終わり次第こちらからお電話致しますね!」TRUSCO M3型中量棚 1200X571XH1500 2段 スライド2段 連結 〔品番:M3-5462M2B〕[1497851]「送料別途見積り,法人・事業所限定」【大型】【代引き不可】

逆に、電話をかけた方であれば「わかりました。それでは折り返しのお電話をお待ちしております。」というのはスマートですね。

留守番電話の場合

こちらも1.同様、かかってきた電話に対してではないので折り返しという言葉は使いません、正しくはパンドウイット ステンレス爪ロック式ナイロン結束バンド 耐候性黒 幅3.6mm 長さ203mm 1000本入り BT2I-M0 《5袋入》〔品番:BT2I-M0〕[8180185×5]「送料別途見積り,法人・事業所限定,取寄」【代引き不可】となります。

電話をかけたら相手が不在・取り込み中だった場合

自分が電話をかけて相手が不在・取り組み中で話ができなかった場合にも、正しくは「お手数ですが、後ほどお電話をいただけますか?」と伝えます。

折り返し電話をかける際のマナー

お詫びの言葉を添える

自分には悪気がないにしろ、相手を待たせてしまったことは確かです。折り返しがあるまでの間、相手方の業務は滞ってしまっています。まずは、お詫びの言葉を伝えましょう。使えるフレーズは、次のような言葉です。

「先ほどは不在にしており、申し訳ありませんでした」
「せっかくお電話をいただいたのに席を外しており、申し訳ありません」
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相手の待ち時間が少なくて済むよう、電話があったことを知ったらすぐに折り返すのがマナーです。ただ、出先で慌てて折り返してしまい、メモの準備がなかったら本末転倒です。

また、地下鉄のホームなどで電話を掛けた場合には、先方の声が聴き取りづらく、やり取りしにくい可能性があります。出先の場合は、はやる気持ちを抑えて、なるべく喧騒を遠ざけ、メモの準備をしてから折り返しの電話をしましょう。とくに電車の中で折り返すのは、絶対に避けるべきことです。

相手の都合に合わせた時間帯にかける

すぐに折り返した方がよいといっても、相手が電話に出られなければ、またすれ違いになってしまいます。できるだけ、相手の都合に合わせた時間帯にかけるようにしましょう。あらかじめ把握している会議や昼食の時間帯は、避けるのがマナーです。

ただ、「朝早すぎるからご迷惑かも」「正午過ぎだから、席を外しているかもしれない」と、先方の都合も把握していないのに、先回りした想像で電話を控えるのはタブーです。もしかしたら、あなたからの折り返し電話を待って、お昼休みを遅らせているかもしれませんよ。

伝言がある場合は対応してからかける

伝言メモを受け取った場合は、伝言内容を確認し、対応できることはしてから折り返しましょう。対応しないで「まずは折り返しを」と慌てて電話をすると、「伝言した内容が伝わっていないのかな?」と相手に思わせてしまいます。

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留守電の履歴を見たら大事な取引先があった、という場合でも、慌てて電話を折り返すのはやめましょう。まずは、伝言内容をよく聞き、メモを取ってから折り返します。そうしないと、先方からは「せっかく留守番電話に用件を入れたのに、聞いてくれていない」という印象を持たれてしまいます。

すれ違ってしまったら都合の良い時間帯をさりげなく伝える

こちらから折り返しをしても、相手が不在なときがあるでしょう。またすれ違いを起こしてしまわないように、双方が電話できる時間帯を把握しておくことが重要です。電話口の人に、相手が何時の戻りになるかを訪ねます。

「3時には社に戻る予定」と言われたら、「それでは3時半ごろ、またお電話します」などと、こちらから時間を指定してしまうのです。戻りの時間がわからなかったら、「では、4時ごろにでも、またこちらから電話します」などと、自分の都合がよい時間帯を伝言しましょう。

この伝言によって、社に戻った相手は「この時間帯なら、確実に連絡できるのだな」と安心してくれます。その時間帯では都合が悪い場合は、すぐに相手のほうから電話があるでしょう。

折り返し電話の対応でビジネスパーソンとしての資質が問われる

このように、折り返しの電話は、ただやみくもにリダイヤルすれば良いというものではありません。社会人としてふさわしいマナーがあります。ビジネスパーソンとして資質が問われる対応なので、常に気を抜かないようにしましょう。

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電話対応のマナーは星の数ほどあります。そんななかで、折り返し電話のマナーにおいてとくに注意したいのが、相手が電話に出られないときです。何の対策もせずに電話を切ってしまえば、すれ違いの折り返し電話が際限なく続いてしまうことになりかねません。次の電話で必ず話ができるよう、自分の都合をきちんと告げましょう。

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